Sistema de gestão de documentos – A gestão de documentos é uma tarefa essencial em qualquer tipo de empreendimento. Seja ele uma grande organização ou um pequeno negócio. Da mesma forma, é uma importante aliada de empresas de todos os segmentos de mercado.
Afinal, em todos esses casos, são numerosos os documentos manipulados diariamente. Assim, mesmo em microempresas, a tarefa de geri-los pode ser árdua. Por consequência, perde-se em eficiência. Mas para garantir um trabalho de alta qualidade, nada melhor do que um sistema de gestão de documentos.
Ou seja, um software que contribui imensamente para realizar essa tarefa de forma padronizada e ágil. Com isso, é possível evitar erros e se perder tempo com a procura de documentos, como ocorre quando a gestão acontece de maneira manual.
Ficou interessado no assunto e quer saber mais? Então, continue com a leitura deste artigo. E confira nos tópicos a seguir porque um sistema de gestão de documentos é importante para o seu negócio.
•Como funciona um sistema de gestão de documentos
•Vantagens do sistema de gestão de documentos
Como funciona um sistema de gestão de documentos.
O sistema de gestão de documentos é um software que gerencia arquivos eletrônicos. Assim, os documentos virtuais são organizados de maneira apropriada, facilitando a sua posterior consulta. Sejam eles relativos a fornecedores e folha de pagamento sejam referentes a impostos e demonstrativos financeiros.
Portanto, basta lançar os arquivos na plataforma que, conforme as categorias existentes, os mesmos são classificados, organizados e armazenados. Além disso, é possível agrupar os documentos que se relacionam entre si para ficarem associados.
Para os documentos que não chegam à empresa de modo eletrônico, a ferramenta pode atuar em conjunto com um escâner. O aparelho serve para converter o que está em papel para o formato digital. Já para a consulta, o software conta com um mecanismo de pesquisa.
Com isso, o usuário busca pelos documentos com facilidade, visto que basta informar ao sistema de gestão de documentos os dados necessários, como uma palavra-chave. Dessa maneira, consegue-se evitar erros na hora de fazer os pagamentos, lançar notas e até calcular os tributos.
O software pode oferecer ainda diferentes níveis de acessos. Essa função permite que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos. Veja quais são as demais funcionalidades que um sistema para gestão de documentos pode dispor:
•Gerenciamento de documentos de diferentes extensões, inclusive, PDFs, planilhas e e-mails;
•Monitoramento de visualizações, para identificar as pessoas que visualizaram cada arquivo;
•Histórico de edições, para que as mudanças em cada documento possam ser controladas;
•Identificação de arquivos desatualizados e daqueles que se tornaram desnecessários e podem ser excluídos;
•Compartilhamento de acesso entre diferentes usuários, até mesmo por dispositivos móveis.
Vantagens desse sistema – como o TRIBUTUM
Devido as suas diversas funções, um sistema gestão de documentos é bastante vantajoso. Confira a seguir quais são os principais benefícios.
Um sistema de gestão de documentos de arquivo garante alto nível de segurança para as informações da sua empresa. Isso se dá de diferentes maneiras. Primeiro, eles ficam guardados em um servidor, de modo que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los.
Segundo, por não estarem apenas em formato papel, os documentos geridos pelo software não arriscam se deteriorarem com o tempo. Terceiro, a ferramenta realiza cópias de segurança com periodicidade, aumentando a segurança dos dados que possuem.
•Documentos bem organizados
A medida que os anos passam, uma empresa pode acumular um volume extraordinário de documentos. Assim, a cada ano, o trabalho de organizá-los e deixá-los disponíveis para consulta se torna mais difícil.
Mas com um sistema de gestão documental, isso não é mais um problema. Os arquivos são armazenados em categorias quando chegam à empresa. Assim, uma consulta é extremamente simples de executar.
•Alta capacidade de armazenamento
Alguns documentos devem ser armazenados por um número X de anos. Outros devem ser guardados por todo o período em que uma empresa estiver aberta. Desse modo, é de se imaginar que em pouco tempo acumulem-se caixas e mais caixas de papel.
Além de ser trabalhoso organizá-los, ocupa espaço. Porém, ao usar um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos não é preciso ter um espaço físico para guardá-los. Exceto se alguns devam permanecer em formato físico, mesmo assim, ocupará muito menos espaço.
•Compartilhamento de informações
Cada vez mais, as empresas precisam se ferramentas que permitem às informações serem compartilhadas com dinamismo. Portanto, outra vantagem do software é atender essa demanda. Assim, equipes podem atuar de forma colaborativa com mais facilidade.
E todos que precisam ter acesso a certas informações conseguem isso com um sistema de gestão de documentos. Em tempos de trabalho remoto, esse benefício supre as necessidades de diferentes modelos de negócios.
