Assim como nos demais estados do país, a nota fiscal São Paulo segue o padrão estipulado pelo governo federal. Desse modo, ela passou a ser eletrônica, o que aconteceu após anos de implantação do novo sistema.
Assim, a nota fiscal eletrônica São Paulo já é uma realidade e está amplamente consolidada. E apesar de ter sido criada para que o governo aumentasse a fiscalização sobre as vendas comerciais, se tornou uma grande aliada da gestão empresarial.
Entre outros motivos, porque o documento agora é apenas digital. Embora possa ser impresso, não é mais uma obrigação, o que gera economia e eficiência na gestão dos documentos fiscais. No entanto, o objetivo da nota fiscal eletrônica ou NFe é ainda o mesmo.
Ou seja, o de indicar a venda de um produto ou serviço. Além disso, para a sua emissão, é preciso que a empresa possua um emissor que atenda as recomendações do governo, a fim de seguir o padrão adequado.
É importante ainda que a empresa possua um certificado digital, que é o responsável pela assinatura digital. Com ela, o governo pode ter a certeza que o documento foi gerado pela empresa ou profissional que a emitiu.
E da mesma forma como acontecia antes, a nota fiscal São Paulo deve permanecer armazenada durante o prazo de cinco anos. E se você quer saber mais a respeito do assunto, continue com a leitura do artigo. Nos tópicos a seguir, entenda tudo sobre a NFe São Paulo.
- Como emitir nota fiscal de São Paulo
- Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica
- Vantagens do novo sistema de emissão
- Como é a consulta NFe Sefaz São Paulo
Como emitir nota fiscal de São Paulo
Para emitir o documento, empresas e profissionais devem contar com um emissor de nota fiscal de São Paulo. Trata-se de um programa que gera os documentos sempre que uma venda é realizada. Embora muitas empresas tenham desenvolvido os seus próprios emissores, há opções gratuitas.
Entre eles, o Programa Emissor de Nota Fiscal Eletrônica, que gera documento em conformidade ao modelo nacional, que substitui as notas fiscais em papel modelo 1, 1A ou 4. A Secretaria da Fazenda de São Paulo disponibilizou esse programa, em especial, para atender as pequenas e médias empresas.
Afinal, é preciso que o negócio faça um investimento financeiro para desenvolver o seu próprio emissor. Então, para garantir que os pequenos negócios também aderissem ao novo sistema então implantado, uma opção gratuita foi oferecida.
No entanto, agora, é o Sebrae quem dispõe do emissor gratuito, além de haver outras ferramentas gratuitas que podem ser encontradas na internet. De todo o modo, recomenda-se às empresas que tenham o seu próprio emissor.
Inclusive, se o seu negócio possui um software de gestão empresarial, uma vez que o emissor pode ser atrelado a ele. Desse modo, a emissão de nota fiscal São Paulo se torna muito mais simples e rápido. Assim como o seu armazenamento e gerenciamento.
Isso acontece porque o programa de gestão reúne todas as informações da empresa. Portanto, o sistema ajuda a sua equipe a preencher os documentos fiscais de maneira automática. Para negócios que geram um grande volume de notas por dia, é uma forma de aumentar a produtividade e reduzir os custos.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica
Além da nota fiscal de venda, também chamada de NFe – Nota Fiscal Eletrônica de Produto, há outros documentos semelhantes. Porém, cada um deve ser usado em um momento específico. Esse tipo de nota fiscal, por exemplo, é a mais comum e conhecida ainda como modelo 55.
Outro modelo é o Danfe – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele não precisa ser impresso, pois não possui valor jurídico. Mas é importante que seja impresso e fique junto com o produto que é transportado para o cliente.
Dessa maneira, serve para garantir que se trata de uma venda legal, caso o transporte seja fiscalizado. E se o Danfe for entregue para o cliente, funciona ainda como a nota fiscal do consumido, apesar de haver um documento próprio para isso.
Consiste na NFCe – Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica. Ela é bem parecida com a nota fiscal São Paulo, porém, é um modelo simplificado. Além disso, é mais usada pelo varejo para descrever as mercadorias comercializadas. Assim, serve para realizar trocas e devoluções quando necessário.
Outro documento fiscal que hoje possui uma versão eletrônica é o CTe – Conhecimento de Transporte Eletrônico. Ele é emitido quando há o transporte de pessoas ou de cargas entre cidades e estados.
As empresas que exportam produtos também devem saber como emitir nota fiscal de São Paulo. Nesse caso, trata-se da Nota Fiscal de Exportação e, entre outros dados, deve indicar a moeda em operação, o país de destino e as demais informações comuns às outras notas fiscais.
Existe ainda a nota fiscal de São Paulo complementar, a de remessa, a rejeitada e a degenerada. A primeira serve para corrigir valores que saíram errados no documento anterior. A de remessa precisa ser gerada se um produto é transportado, mas não para venda, mas sim, entre filiais, para eventos, etc.
Enquanto isso a nota fiscal São Paulo rejeitada é aquela que o governo rejeita por alguma inconsistência. Nesse caso, a empresa ou profissional deve realizar as correções adequadas. Por fim, a denegada indica que o emitente possui uma irregularidade fiscal e não pode executar a venda.
Vantagens do novo sistema de emissão
Como mencionado antes, há uma série de benefícios em aderir à nota fiscal de São Paulo. Além de ser obrigatória e garantir que o contribuinte está agindo dentro da lei, se tornou essencial para gerenciar com sucesso as empresas.
Isso acontece porque, ao ter um sistema de gestão, é possível deixar a rotina mais eficiente. Seja na hora de emitir o documento, pois não é preciso digitar todas as informações, seja na hora de comprar produtos.
Afinal, ao obter a nota fiscal gerada pelo fornecedor consegue-se incluir todas as suas informações necessárias no sistema da empresa com muito mais rapidez. E por consequência, contar com um controle efetivo das operações executadas.
Mais uma vantagem é a já citada redução de custos de impressão dos documentos fiscais, pois além de emitidos de maneira eletrônica também são guardados de forma digital. Da mesma forma, são reduzidas as despesas com a compra de papel e com a sua armazenagem.
Embora a nota fiscal São Paulo tenha que ser guardada por cinco anos, isso deve ser feito apenas de maneira digital. Portanto, além de não ser mais preciso demandar um amplo espaço para armazenar vários papéis, a sua pesquisa e consulta ganha em agilidade.
Há também uma importante vantagem que é a diminuição de tempo das paradas de caminhões nos chamados postos fiscais de fronteira. Nos estados em que eles existem, não é mais preciso que os agentes de fiscalização digitem os dados necessários para se certificarem da legitimidade da carga.
Afinal, com o documento eletrônico é possível fazer a verificação com apenas alguns cliques. Além disso, a natureza é beneficiada, uma vez que menos papel é usado pelas empresas. E os contabilistas também agradecem, pois o seu trabalho se torna muito mais eficiente.
Como é a consulta NFe Sefaz São Paulo
E para fazer a consulta NFe Sefaz São Paulo? É bem simples, basta acessar o site da Secretaria da Fazenda do estado ou o portal da nota fiscal eletrônica. Em ambos os canais, é preciso somente fornecer a chave de acesso referente ao documento.
Com isso, você consegue fazer a sua impressão do documento ou mesmo o download para o seu posterior armazenamento. No entanto, essa consulta só pode ser executada em até 180 dias após a venda da mercadoria.
Se a consulta for feita depois, os dados da nota fiscal eletrônica São Paulo são visualizados apenas de modo parcial. Por isso recomenda-se exportar a nota autorizada em XML logo após e venda. Com esse cuidado, não se corre o risco de não guardá-la pelo prazo estipulado.
