Você sabe o que é o CTe? Trata-se de um documento implementado com o novo sistema de nota fiscal. O processo fez com que os documentos fiscais se tornassem eletrônicas, facilitando imensamente a sua gestão.
Desse modo, eles podem ser consultados com maior eficiência. Isso ajuda não só a gerenciamento da empresa como também possibilita que a Receita Federal faça fiscalizações totalmente seguras. Então, se você quer saber mais sobre o assunto, continue com a leitura deste artigo.
Assim, você encontra as principais informações e dicas nos tópicos a seguir.
•CTe o que é e como funciona
•Vantagens do documento virtual
•Como é a emissão de CTe
•Como armazenar e fazer a consulta CTe
CTe o que é e como funciona
A sigla do termo quer dizer Conhecimento de Transporte Eletrônico. Portanto, consiste em um documento digital, que além de ser gerado de maneira online também é guardado desse jeito. E assim como a NFe – Nota Fiscal Eletrônica, trata-se de um arquivo em formato XML CTe.
Depois que o sistema de emissão de nota fiscal se tornou virtual, outros documentos também passaram do meio físico para o online. Esse foi o caso do CTe, que ficou no lugar do CTRC – Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas., modelo 8.
Ele substitui ainda outros documentos. Exemplos são o Aquaviário de Cargas, modelo 9, o Aéreo, modelo 10 e o Ferroviário de Cargas, modelo 11. A Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27 também não existe mais.
O mesmo pode ser dito da Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, desde que utilizada em situação de transporte de cargas. Porém, a sua função ainda é a mesma. Ou seja, registrar o serviço de transporte de cargas, independente do modal utilizado.
Além disso, de forma igual ao que ocorre a outros documentos virtuais, a sua legitimidade é dada pela assinatura digital do contribuinte. E mais, o CTe (vide receita) é válido para todos os estados brasileiros.
Vantagens do documento virtual
O sistema de nota fiscal eletrônica, que fez com que outros documentos se tornassem virtuais, mostra diferentes vantagens. Em geral, esses benefícios refletem em todos os documentos eletrônicos que existiram.
Assim, entre as vantagens do CTe é possível destacar a redução de despesas para as empresas. Afinal, elas não precisam mais gastar ao imprimir e armazenar esse e outros documentos de modo físico. Esse benefício reflete ainda em uma melhor gestão dos arquivos fiscais e tributários.
A redução é também de tempo. Inclusive, referente à parada de caminhões em postos fiscais de fronteira. Além disso, os processos de fiscalização nesses locais são facilitados, permitindo um trabalho mais eficiente.
Outra vantagem é a possibilidade de evitar diferentes erros. Em especial, de escrituração, visto que os profissionais precisam digitar menos informações. Ademas, o CTe Sefaz deixa mais simples a extração de dados pelos sistemas empresariais.
Os benefícios se estendem até os contadores. Afinal, para eles a escrituração fiscal e contábil fica bastante prática. Da mesma forma, simplifica o gerenciamento eletrônico de documentos. Ele se torna mais seguro e confiável.
Como é a emissão de CTe
Para emitir o CTe, o primeiro passo consiste na empresa se credenciar na Sefaz estadual. O mais comum é que o contador se responsabilize por essa atividade.
Além disso, é importante salientar que, por se tratar do setor de transportes, é preciso que as empresas de credenciem junto a Sefaz de todos os estados onde desejam atuar. Ou seja, onde têm filiais e querem gerar o documento.
O próximo passo é obter o certificado digital. Em geral, contribuintes que já emitem a NFe já estão aptos a realizar a emissão de CTe. Desde 2013, é obrigatória a todas as empresas do setor de transportes. No entanto, essa obrigatoriedade se deu de maneira gradual.
Primeiro, o governo promoveu o credenciamento de maneira voluntária. Assim, as transportadoras interessadas no novo sistema puderam se cadastrar primeiro. A partir de 2011, foi instituído um cronograma para a implementação definitiva.
Dessa forma, no final de 2012, os contribuintes do modal rodoviário, aéreo, ferroviário e dutoviário tiveram que começar a usar o CTe completo. Depois, a partir do início de 2013, foi obrigatório para as empresas do modal aquaviário.
Na metade de 2013, chegou a vez do modal rodoviário, cadastrados com regime de apuração normal. Já no final do mesmo ano, ficou obrigatório para as transportadoras do modal rodoviário, optantes pelo regime do Simples Nacional, e para os operadores no sistema multimodal.
Já para realizar a emissão, as empresas podem usar emissores gratuitos e pagos. Um exemplo de gratuito é o emissor CTe Sebrae.
Porém, cada vez mais, opta-se pelo pago, pois consegue integrar o sistema de gerenciamento da empresa com mais facilidade. Assim, é possível facilitar ainda mais o trabalho de quem atua no setor responsável por gerar a Sefaz CTe.
Como armazenar e fazer a consulta CTe
O mais adequado é que os contribuintes armazenem o documento. Assim, consegue-se consultar CTe sempre que necessário. E se a Receita Federal fiscalizar o negócio, os documentos estão acessíveis, facilitando o processo.
Além disso, as chances da empresa ter problemas com o fisco são menores. Outro motivo para guardar o documento é porque contribui com os processos contábeis, já que para tanto é essencial uma consulta CTe completa.
Mas é preciso estar atento também ao melhor jeito de guardar esses documentos. Hoje em dia, a tendência é as empresas escolherem por armazenar na nuvem. Ou seja, em um servidor que não esteja fisicamente dentro da empresa.
Assim, em caso de acidentes no local, o CTe se mantém protegido em servidores de terceiros. Com isso, a sua consulta é mais segura e rápida. Claro, desde que se contrate uma empresa de qualidade que atue nesse ramo. Então, deve-se pesquisar muito bem antes.
E como já mencionado, ao armazenar adequadamente esses documentos, consegue geri-los com bastante eficiência. Afinal, todas as informações estarão centralizadas, tornando as consultas ágeis. Isso reflete na maior produtividade de toda a equipe.
