Certidão negativa de débitos tributários: o que é, como consultar e emitir

Mulher no escritório em seu notebook pesquisando sobre Certidão negativa de débitos tributários para prestar contas de sua empresa perante a receita federal.

Na hora de buscar crédito nos bancos ou realizar transações, como a compra e venda de bens e empresas, uma série de documentos são necessários. Um dos principais, é a Certidão Negativa de Débitos Tributários.

Em geral, eles servem para conferir maior segurança à negociação, para ambas as partes.

Entre eles, um bastante comum é o chamado certidão negativa de débitos tributários. É bem possível que você já tenha ouvido a seu respeito ou mesmo tenha precisado emiti-lo, não é mesmo? Contudo, você sabe exatamente para que ele serve?

Para ajudar a entender tudo a respeito do tema, continue com a leitura deste artigo. Nos tópicos a seguir, você descobre o que é esse documento, para que serve e como emitir, caso ainda não tenha realizado o procedimento.

O que é a certidão negativa de débitos tributários

A também chamada de certidão negativa de débitos tributários não inscritos é importante em diferentes ocasiões. Isso porque ela mostra que uma pessoa ou empresa não possui nenhum débito tributário ou fiscal. Informa ainda que não há nada pendente em termos processuais.

Em outras palavras, funciona como um atestado de situação regular no que diz respeito a certo órgão público. Ou mesmo entidade a serviço do Estado. Além disso, a certidão negativa de débitos tributários pode ser municipal, estadual ou federal.

Afinal, uma pessoa ou empresa pode ter dívidas em qualquer uma dessas instâncias. E de acordo com a situação pode ser necessário apresentar uma ou outra certidão. Por isso, o documento pode ainda ser solicitado em diferentes órgãos.

Mais uma vez, isso dependerá do tipo de dívida ativa que é preciso comprovar a inexistência dos débitos. Vale a pena entender que a certidão negativa está prevista em lei.

Consiste na lei de número 5.172, de 1966. Ou seja, o Código Tributário Nacional, sendo que os artigos 205 a 208 esboçam o tema.

Quando o contribuinte possui dívidas, portanto, ele não consegue obter a certidão negativa de débito tributário. Nesse caso, existem duas possibilidades.

Uma é a emissão da Certidão Positiva de Débitos, que indica que há pendências e, assim, elas deve ser resolvidas para que se possa obter depois a certidão negativa.

A outra é a Certidão Positiva de Débitos com Efeito de Negativa. Ela informa que existem débitos em nome do contribuinte. No entanto, a exigibilidade do débito está suspensa.

Isto é, a dívida está na justiça ou já pode estar em fase de pagamento, por meio de depósitos judiciais, parcelamento e outras situações.

Quando a certidão negativa é necessária

Como já mencionado, uma certidão negativa de débitos tributários pode ser solicitada em inúmeras ocasiões. E de acordo com as circunstâncias, é preciso emiti-la em um determinado órgão público. Alguns exemplos de quando elas são necessárias é durante o processo de aquisição de uma empresa.

Da mesma forma, quando pessoas e empresas solicitam crédito junto a instituições financeiras. Processos de licitação, bem como concorrência, cadastro, além de homologação e auditoria são demais momentos em que o documento deve ser apresentado.

Em geral, ao apresentar a certidão negativa, o contribuinte mostra que se trata de uma pessoa ou empresa de confiança. Ou seja, como não possui dívidas em seu nome está apto a continuar com determinada transação.

Assim, o contrato do quer que seja pode ser assinado com confiança e transparência.

Como consultar e emitir a certidão negativa de débitos tributários

A certidão negativa de débitos tributários federais é emitida pela Secretaria da Receita Federal. Também pode ser por meio da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

Já a certidão negativa de débitos tributários estaduais e municipais são de responsabilidade das secretarias do estado e do município de Fazenda Pública.

Outro exemplo é o documento referente aos débitos trabalhistas, emitida pelo TST. E de débitos da Previdência Social, de responsabilidade do INSS. Já o Certificado de Regularidade com o FGTS é emitido pela Caixa.

Já para consultar e emitir o documento, o contribuinte pode acessar o site do órgão responsável pelo mesmo. A emissão costuma ser gratuita, sendo que para tanto é preciso apenas informar os dados pessoais ou da empresa.

No entanto, ao emitir a certidão negativa de débitos tributários é preciso estar atento ao seu prazo de validade.

Em geral, elas têm um prazo de 180 dias, mas outras duram apenas 30 dias. Por isso, deve-se verificar na hora de usar o documento se ele ainda está dentro do prazo de validade.

A melhor estratégia, portanto, é emitir o documento apenas um pouco antes da hora de apresentá-lo.

No caso das empresas, essa tarefa pode ficar como responsabilidade de um membro da equipe, para não haver transtornos.

Assim, recomenda-se que a emissão e o armazenamento da certidão negativa de débitos tributários sejam gerenciados de maneira adequada. Da mesma forma que deve acontecer com todos os demais documentos da empresa.

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