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17 dicas para ganhar até 3 horas por dia

flavia-bloPor Flavia Gamonar, gerente de marketing STICORP

Parece que quanto mais envelhecemos, mais o tempo voa. As vinte e quatro horas são insuficientes para fazermos tudo o que desejamos fazer e quando menos percebemos mais um dia passou e atividades ou sonhos ficaram para depois. Temos tanto conteúdo competindo por nossa atenção, tantas demandas e ainda precisamos conciliar tudo isso com o clima, o trânsito e diversas questões pessoais. Mas continuamos sendo seres humanos e nosso dia continua tendo 24 horas. Diante deste cenário, quase todos nós estamos abertos ao que possa nos ajudar a ter mais tempo, ser produtivo e fazer algo melhor.

Como então não ser consumido pelo dia a dia e não virar um robô que só trabalha, que semana a semana empurra com as barriga algo que ainda não deu tempo de ser feito, porque sempre estamos na correria?

Já não nos reunimos mais com amigos e família. Já não conseguimos trabalhar apenas 8 horas por dia. E quando percebemos já se passaram cinco, dez, vinte anos. E a vida passou.

Listo algumas dicas que podem ajudá-lo neste sentido.

1) Checklists

Se até certa idade a gente se gaba porque não se esquece de nada, conforme os anos passam e as responsabilidades se acumulam é normal que passemos a nos esquecer, a memória falha. Checklists são incríveis neste sentido. Eles podem ser mentais, mas o melhor mesmo é tê-los escritos de um modo formal.  Atual Gawande é um cirurgião experiente e também colunista do The New Yorker e se destacou ao escrever sobre problemas e desafios da medicina moderna no livro “Checklist: como fazer as coisas benfeitas”. O livro Checklist, parte de relatos de cirurgias de risco para refletir sobre a forma como os profissionais lidam com a complexidade crescente de suas funções.

De acordo com Gawande existem erros de ignorância, que acontecem por não se possuir o conhecimento necessário para realizar algo e os erros de inépcia, que ocorrem quando não fazemos bom uso do conhecimento que temos sobre um assunto. Para o autor, criar listas de verificação viabilizam algumas atividades complexas.

Muitas de nossas atividades cotidianas já entraram no esquema dos checklist, como é o caso dos socorristas, dos programadores, dos gestores financeiros, entre outros, pois são tarefas complexas demais para serem executadas de maneira confiável apenas com base na memória.

Em ambientes complexos os profissionais enfrentam duas dificuldades: uma delas é a falibilidade da memória e da atenção humana e a outra, igualmente traiçoeira, surge quando as pessoas enganam a si mesmas achando que podem suprimir passos, mesmo quando se lembram deles.

Checklists podem ser implantados na rotina de diversas áreas e equipes. Na minha equipe estamos preparando um checklist para garantir que conteúdos que produzimos estejam dentro dos parâmetros que estabelecemos como de qualidade.

Os checklists devem ser preparados de acordo com o tipo de atividade e necessidades ou objetivos, e podem ser continuamente melhorados e atualizados.

Outro benefício dos checklists é que além de criar uma disciplina, mesmo que as pessoas envolvidas sejam substituídas ou que a equipe receba novos integrantes, eles terão um norte para prosseguir com o trabalho, o que evita a necessidade de outros tipos de treinamentos.

2) Não adie

Todos nós temos um punhado de coisas chatas a fazer no dia a dia e as vezes empurramos essas coisas para depois. Mas quer um conselho? Resolva isso o quanto antes. Pode ser agora, inclusive. É que se você empurra ou deixa para depois, seu cérebro fica martelando aquilo o tempo todo. E ai você só vive pensando nisso e não aproveita outros momentos e coisas.

3) Roube uns minutos daqui e dali

Se a gente foca no que realmente importa naquele dia, com certeza vai sobrar tempo. O problema é que perdemos 10 minutos lendo algo que não deveríamos, 30 minutos numa reunião improdutiva, 15 minutos xeretando perfis no Facebook. E no final do dia, juntando tudo isso, teríamos no mínimo uma ou duas horas que teriam sido poupadas e que poderiam virar tempo pra malhar, ler um livro, visitar alguém. Policie-se nesse sentido.

4) Use a teoria de Pareto

De acordo com o princípio de Pareto 20% das coisas entregam 80% do valor. Isso quer dizer que se você se focar no que realmente importa e é prioritário no dia, vai chegar ao final dele com algo pronto que representa 80% do valor daquele dia ou projeto.  O princípio de Pareto, conhecido como a regra 80/20 determina que, para a maior parte dos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas. A partir dai supõe-se que a maioria dos resultados em qualquer situação é determinada por essa regra. Um exemplo é que “20% dos clientes podem ser responsáveis por 80% do volume de vendas” ou “usamos 20% das nossas roupas favoritas por volta de 80% do tempo”.

A regra 80/20, pode ser usada para melhorar a produtividade, pois ao nos concentrarmos nos 20% do que importa certamente teremos mais foco e terminaremos mais rápido do que quando nos focamos no todo.

5) Tenha também listas do que NÃO fazer

To do lists? Legal. Mas Not to do lists são mais legais ainda. Analise o que você pode tirar do seu dia, que só come tempo e não acrescenta nada.  Então, crie listas do que você não fará mais, porque não acrescenta, porque não é sua praia, porque você não é obrigado. Elimine o que apenas atrasa sua vida e não agrega em nada.

6) Antecipe sua vida em 3 dias

Planeje o que você precisa fazer nos próximos três dias e antecipe as tarefas. Tem um relatório pra entregar na quinta? Então faça na segunda-feira, porque deixar para a última hora torna tudo mais difícil.

7) Aprenda a ler escaneando

Eu aprendi a ganhar muito tempo lendo textos de forma escaneada, ou seja, eu bato o olho nos termos e trechos que realmente importam e assim consigo saber rapidamente o que me interessa sem precisar ler tudo.

8) Fuja de reuniões desnecessárias

Steve Jobs chegava a expulsar de suas reuniões pessoas que não eram necessárias ali. Muita gente passa a vida de reunião em reunião e adora convocar pessoas apenas para gastar o tempo delas. Conheci sujeitos que não ficavam em suas cadeiras resolvendo o que eram pagos para resolver, pois viviam em reuniões. Eu mesma só marco reunião quando realmente é necessário. Procuro resolver os assuntos no dia a dia mesmo. Quer uma dica? Pegue do Scrum, uma metodologia de projetos focada em ágil, o conceito de reuniões diárias de 5 ou 15 minutos no máximo. De preferência em pé. Use esse momento pra focar no que importa, resolva o que estiver impedindo sem precisar sentar e levar uma hora para isso.

9) Pare de ser um enrolildo

Eu conheci pessoas que eram só promessas. Prometiam tanto, que esqueciam e ai viravam pessoas desacreditadas.

10) Não seja o ansiosinho

Tem gente que se desespera com uma atividade que vai precisar fazer daqui  meses. Calma! Foque no que importa, priorize, não seja consumido por algo que ainda nem aconteceu.

11) Chega de brincation sem limites

Tem gente que se empolga demais com momentos de descontração entre colegas de trabalho e não sabe a hora de parar. Não seja o sem noção, isso gasta tempo a toa se for feito em excesso.

12) Use a técnica Pomodoro

Ela consiste em focar-se em algo por 25 minutos direto, sem ser interrompido. Tem até aplicativo pra ajudar. Funciona muito bem!

13) Priorize o tempo todo!

Tem coisas que dá pra deixar pra depois. Mas tem coisas que o ideal é fazer antes, pois desta coisa dependem outras. Estruture um pensamento que o permita entender o que deve ser feito primeiro, pra que você não tenha que fazer de novo ou ir ao local de novo. Lembre-se também que sempre temos tarefas que são urgentes, outras que são apenas importantes e algumas que podemos deixar para depois.

14) Comunicação clara e fluída, sempre!

Se você sabe pedir, as pessoas saberão exatamente o que fazer. Se sua equipe tem de forma clara as atividades que são prioritárias, saberão focar no que importa. Usar ferramentas como o Trello podem ser bem legais!

15) Leia sobre Scrum e Kanban

Seja para desenvolver software ou para outras coisas da vida, estude um pouco sobre Scrum e Kanban, metodologias ágeis. Elas me ensinaram muito! O SCRUM é um framework que pode ser utilizado para o desenvolvimento de software de forma flexível pela equipe, a partir da execução de ciclos menores de desenvolvimento, permitindo o lançamento de versões de produto com mais frequência, mas sempre entregando valor ao cliente.

A concepção inicial do Scrum ocorreu na indústria automobilística, como citam Takeuchi e Nonaka em seu artigo The New New Product Development Game, publicado no Harvard Business Review (1986), e logo foi adaptado às várias áreas diferentes da produção de software. O Scrum é um conjunto de valores, princípios e práticas que fornecem a base para que a organização adicione suas práticas particulares de engenharia e gestão e que sejam relevantes para a realidade de cada negócio ou empresa. E pode ser usado para diversos objetivos e tipos de negócios ou projetos!

16) Não vire o robô da produtividade

Não precisa anotar sua vida num caderninho, ok? Saiba o que deve ser planejado, sim. Anotar e planejar demais também gasta tempo e não é produtivo. Mas saiba também a hora de chutar tudo pro alto, desligar o celular e ir fazer algo prazeroso!

17) Use ferramentas a seu favor

É bem que o entregamos ao cliente da STICORP. Soluções para a área tributária que ajudam a focar no que importa: seu negócio. Nossa ferramenta para captura e gestão de notas fiscais eletrônicas já poupou 42 mil horas de trabalho de nossos clientes, por mês. Simplesmente porque eles agora não precisam mais passar até 3h por dia à caça de notas fiscais, pedindo a seus fornecedores ou consultando pelo site da SEFAZ.

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